Sono disponibili 2 modi per ricevere messaggi e-mail:

Se si utilizza la ricezione POP3, la macchina deve interrogare il server e-mail per ricevere i processi di stampa. Questa interrogazione può avere luogo a intervalli prestabiliti, ad esempio è possibile configurare la macchina in modo che interroghi il server e-mail ogni 10 minuti. In alternativa, è possibile interrogare manualmente il server premendo i tasti Selezione + Inizio Mono o Inizio Colore.

Se la macchina inizia a ricevere processi di stampa e-mail, il display LCD rifletterà questa attività. Ad esempio, sul display LCD comparirà il messaggio Ricezione seguito da "xx E-mail". Se si premono i tasti Selezione + Inizio Mono or Inizio Colore per interrogare manualmente il server E-mail per ricevere i processi di stampa E-mail e non sono presenti documenti di posta da stampare, sul display LCD della macchina viene visualizzato per due secondi il messaggio No mail.

Se manca la carta quando si ricevono i dati, i dati ricevuti verranno conservati nella memoria. Essi verranno automaticamente stampati nel momento in cui la carta viene reinserita nella macchina. Per macchine per l'Europa, l'Asia e l'Oceania, Mem ricezione deve essere impostato su SI.

Se il messaggio ricevuto non è in formato solo testo o un file allegato non è in formato TIFF-F, viene stampato il seguente messaggio di errore: "FORMATO DEL FILE ALLEGATO NON SUPPORTATO. NOME FILE:XXXXXX.doc". Se il messaggio ricevuto è troppo grande, viene stampato il seguente messaggio di errore: "FILE DI E MAIL TROPPO ESTESO.". Se l'opzione "Delete POP Receive Error Mail" è impostata su "SI" (impostazione predefinita), il messaggio che causa l'errore viene automaticamente eliminato dal server di posta.