Sono disponibili 2 modi per ricevere messaggi e-mail:

Se si utilizza la ricezione POP3, la macchina deve interrogare il server e-mail per ricevere i processi di stampa. Può eseguire questa operazione a intervalli di tempo predefiniti (ad esempio, è possibile configurare la macchina per interrogare il server e-mail ogni 10 minuti) oppure è possibile interrogare manualmente il server premendo le chiavi Selezione + Inizio Mono o Inizio Colore.

Se la macchina inizia a ricevere processi di stampa e-mail, il pannello LCD rifletterà questa attività. Ad esempio, sul pannello LCD verrà visualizzato Ricezione seguito da XX E-mail. Se si premono le chiavi Selezione + Inizio Mono o Inizio Colore per interrogare manualmente il server e-mail e ricevere i processi di stampa e-mail, ma non ci sono documenti in attesa di essere stampati, il pannello LCD della macchina visualizza No mail per due secondi.

Se manca la carta quando si ricevono i dati, i dati ricevuti verranno conservati nella memoria. Essi verranno automaticamente stampati nel momento in cui la carta viene reinserita nella macchina. (Per macchine per l'Europa, l'Asia e l'Oceania, Mem ricezione deve essere impostato su Sì.)

Se il messaggio ricevuto non è in formato solo testo o un file allegato non è in formato TIFF-F, viene stampato il seguente messaggio di errore: "FORMATO DEL FILE ALLEGATO NON SUPPORTATO. NOME FILE:XXXXXX.doc". Se il messaggio è troppo grande, viene stampato il seguente messaggio di errore: "FILE DI E-MAIL TROPPO ESTESO". Se "Delete POP Receive Error Mail" è "SI" (impostazione predefinita), il messaggio che causa l'errore viene automaticamente eliminato dal server di posta.