E-mail üzeneteket kétféleképpen fogadhat:
| • | POP3-kiszolgálón keresztül (manuális kezdeményezéssel) |
| • | POP3-kiszolgálón keresztül rendszeres időközönként |
Ha a POP3-kiszolgáló használatával fogad e-mail üzeneteket, a készüléknek a nyomtatási feladat előtt le kell kérdeznie a levelező-kiszolgálót. Ez a lehívás a megadott időközönként történik (például beállíthatja készülékét úgy, hogy az e-mail kiszolgálóról tíz percenként hívja le az adatokat), vagy kézzel is kezdeményezhet lehívást a kiszolgálóról, ha megnyomja a Shift (Váltás) + Mono Start vagy Colour Start (Színes Start) gombot.
Ha készüléke e-mailes nyomtatási feladatot kap, az LCD-panel kijelzi ezt. Például megjelenik a Fogadás, majd az XX Levelek üzenet az LCD-kijelzőn. Ha megnyomja a Shift (Váltás) + Mono Start vagy Colour Start (Színes Start) gombokat az e-mail nyomtatási feladatok e-mail-kiszolgálóról történő lehívásához, és nincsenek nyomtatásra váró e-mailes dokumentumok, a készülék a Nincs levél feliratot fogja két másodpercig megjeleníteni az LCD-kijelzőn.
Ha a készülékből kifogy a papír, ezeket az adatokat a készülék a memóriájában tárolja. Az adatokat a készülék automatikusan kinyomtatja, amikor újból papírt helyez a készülékbe. (Az Európában, Ázsiában, valamint Ausztrália és Óceánia területén forgalmazott készülékeken a Mem.vétel funkció Be állapotát előzetesen ki kell választani.)
Ha a fogadott üzenet nem egyszerű szöveg, vagy a csatolt fájl nem TIFF-F formátumú, a készülék a következő hibaüzenetet nyomtatja ki: „A CSATOLT FÁJL NEM TÁMOGATOTT FORMÁTUMÚ. FÁJLNÉV: XXXXXX.doc”. Ha a fogadott e-mail túlságosan nagy méretű, a következő hibaüzenetet nyomtatja ki a készülék: „TÚL NAGY E-MAIL FÁJL”. A POP-fogadás hibásnak talált üzenetekre vonatkozó törlési funkció be van kapcsolva (alapértelmezett), a hibás levél automatikusan törlődik a levelező-kiszolgálóról.
