E-posta iletilerini almak için 2 yöntem vardır:

POP3 alma kullanıldığında makine, yazdırma işlerini almak için E-posta sunucusunu yoklamalıdır. Bu yoklama belirlenen aralıklarda olabilir (örneğin, makineyi E-posta sunucusunu 10 dakika aralıklarla yoklayacak biçimde yapılandırabilirsiniz) veya Değiştir + Mono Başlat veya Renkli Başlat tuşlarına basarak sunucuyu manuel olarak yoklayabilirsiniz.

Makineniz E-posta yazdırma işlerini almaya başlarsa, LCD panel bu etkinliği yansıtır. Örneğin, LCD panelde Alınıyor öğesini ve ardından XX E-posta(lar) öğesini görürsünüz. E-posta sunucusunu E-posta yazdırma işleri için manuel olarak yoklamak üzere Değiştir + Mono Başlat veya Renkli Başlat tuşlarına basarsanız, yazdırılmayı bekleyen posta belgesi yoksa, makinenin LCD panelinde iki saniye süreyle Posta Yok iletisi görüntülenir.

Veriler alınırken makinede kağıt biterse, alınan veriler makinenin belleğinde tutulur. Bu veriler makineye yeniden kağıt yerleştirildikten sonra otomatik olarak yazdırılır. (Avrupa, Asya ve Okyanusya'da, makinelerde Hafıza Alımı öğesi Açık olarak ayarlanmalıdır.)

Alınan posta düz metin biçiminde değil veya eklenmiş dosya TIFF-F biçiminde değilse, aşağıdaki hata iletisi yazdırılır: “EKTEKİ DOSYA FORMATI DESTEKLENMEMEKTEDİR. DOSYA ADI:XXXXXX.doc”. Alınan posta çok büyükse, aşağıdaki hata iletisi yazdırılır: “E-POSTA DOSYASI ÇOK BÜYÜK”. POP Alma Hata Postasını Sil seçeneği AÇIK olarak belirlenmişse (varsayılan değer), hata postası E-posta sunucusundan otomatik olarak silinir.