您可以透過以下兩種方式接收電子郵件訊息：
| • | POP3 接收 (手動開始) |
| • | POP3 定期接收 |
若使用 POP3 接收方式，設備必須查詢電子郵件伺服器來接收列印工作。設備可以按設定的時間間隔自動查詢電子伺服器 (例如，您可以將設備設定為每隔 10 分鐘查詢一次)，或者您可以按轉換 + 黑白啟動或彩色啟動鍵來手動查詢伺服器。
如果設備開始接收電子郵件列印工作，液晶螢幕將顯示相關資訊。例如，液晶螢幕上會顯示 Receiving (正在接收)“xx 電子郵件”。當您按轉換 + 黑白啟動或彩色啟動鍵手動查詢電子郵件伺服器是否有電子郵件列印工作時，如果沒有等待列印的郵件文件，設備的液晶螢幕上將顯示 No Mail (無郵件) 兩秒鐘。
如果設備在接收資料過程中耗盡紙張，接收到的資料將儲存在設備的記憶體中。補充紙張後，設備將自動列印接收到的資料。(對於歐洲、亞洲和大洋洲的用戶，記憶體接收必須設定為“開”。)
如果接收到的郵件不是普通文字格式或者附加檔案不是 TIFF-F 格式，設備將列印以下錯誤訊息：“ATTACHED FILE FORMAT NOT SUPPORTED. FILE NAME:XXXXXX.doc (不支援附加檔案的格式。檔案名稱：XXXXXX.doc。)”如果接收到的郵件太大，設備將列印以下錯誤訊息：“E-MAIL FILE TOO LARGE (電子郵件檔案太大)”。如果將“刪除 POP 接收錯誤郵件”設定為“開” (預設值)，則電子郵件伺服器中的錯誤郵件將自動刪除。
