Pentru a trimite un document pe serverul de fax, trebuie utilizată sintaxa corectă pentru acel server. Numărul faxului destinatar trebuie să fie trimis cu un prefix şi sufix care să se potrivească cu parametrii folosiţi în serverul de fax. În majoritatea cazurilor, sintaxa pentru prefix este „fax=” şi sintaxa pentru sufix este numele de domeniu al gateway-ului e-mail al serverului de fax. Sufixul trebuie să cuprindă de asemenea simbolul „@” la începutul sufixului. Informațiile din prefix și sufix trebuie să fie memorate în aparat înainte de a putea folosi funcția Fax la server. Numerele de fax de destinaţie pot fi salvate în agenda de adrese sau pot fi introduse folosind tastatura de apelare (numere cu până la 40 de cifre). De exemplu, dacă doriţi să trimiteţi un document la un număr de fax destinatar 123-555-0001, utilizaţi următoarea sintaxă:

Aplicaţia serverului de fax trebuie să accepte un gateway de e-mail.