Er zijn twee manieren waarop u e-mailberichten kunt ontvangen:

• Via POP3/IMAP4 op regelmatige tijdstippen
• Via POP3/IMAP4, handmatig opgevraagd

Bij ontvangst van POP3/IMAP4 moet het apparaat uw e-mailserver pollen om de gegevens te ontvangen. Het pollen kan gebeuren op ingestelde intervallen (u kunt bijvoorbeeld het apparaat configureren om elke tien minuten de e-mailserver te pollen) of u kunt de server handmatig pollen.

• Als uw apparaat e-mailgegevens begint te ontvangen, wordt [Ontvangst] weergegeven op de LCD. De e-mail wordt automatisch afgedrukt.
• Als er gegevens binnenkomen terwijl er geen papier in het apparaat zit, slaat het apparaat de ontvangen gegevens op in het geheugen. Deze gegevens worden automatisch afgedrukt zodra er weer papier in de papierlade is geplaatst.
• Als de functie voor tijdelijke faxopslag op het apparaat is ingeschakeld, worden ontvangen faxgegevens een bepaalde tijd opgeslagen.
• Als de ontvangen e-mail geen tekst zonder opmaak is, of een bestandsbijlage niet de bestandsindeling TIFF-F heeft, wordt de foutmelding "BIJGESLOTEN FILE WORDT NIET ONDERSTEUND." afgedrukt.
• Als de ontvangen e-mail te groot is, wordt de foutmelding "E-MAIL FILE IS TE GROOT." afgedrukt.
• Als Foutieve inkomende e-mail verwijderen/lezen op Aan (de standaardwaarde) is ingesteld, wordt de foutmelding automatisch van de e-mailserver verwijderd.