Sähköpostiviestejä voidaan vastaanottaa kahdella tavalla:
| • | POP3-vastaanotto (manuaalinen) |
| • | POP3-vastaanotto säännöllisin väliajoin |
POP3-vastaanottoa käytettäessä laitteen on pollattava sähköpostipalvelin, jotta se voi vastaanottaa tulostustöitä. Pollaus voidaan tehdä määritetyin aikavälein (voit esimerkiksi määrittää laitteen pollaamaan sähköpostipalvelimen 10 minuutin välein) tai manuaalisesti palvelimesta painamalla painikkeita Shift + Start.
Jos laite alkaa vastaanottaa sähköpostitulostustöitä, näyttö kertoo tapahtuman etenemisestä. Nestekidenäytössä voi esimerkiksi näkyä ensin Vastaanotto ja sitten xx Sähköp.viest.. Jos pollaat sähköpostipalvelimen sähköpostin tulostustöiden vuoksi painamalla Shift + Start, mutta tulostustöitä ei ole, laitteen näytössä näkyy Ei sähköp.viest. kahden sekunnin ajan.
Jos laitteessa ei ole tietoja vastaanotettaessa paperia, vastaanotettu tieto säilyy laitteen muistissa. Nämä tiedot tulostetaan automaattisesti, kun laitteeseen lisätään paperia. (Eurooppa, Aasia ja Oseania: Muist.vast.ot. -asetuksena on oltava Kyllä.)
Jos vastaanotettu viesti ei ole vain teksti -muodossa tai jos liitetiedosto ei ole TIFF-F-muodossa, laite tulostaa seuraavan virheilmoituksen: "LIITETIEDOSTON MUOTOA EI TUETA". Jos vastaanotettu viesti on liian suuri, laite tulostaa seuraavan virheilmoituksen: "SÄHKÖPOSTITIEDOSTO ON LIIAN ISO". Jos virheviestien poiston asetukseksi on valittu Kyllä (oletus), virheviesti poistuu sähköpostipalvelimelta automaattisesti.
