De Excel-invoegtoepassing is bedoeld om op een gemakkelijke manier informatie af te drukken zonder ingewikkelde opmaak. Als u de gegevens uit twee of meer kolommen op dezelfde regel wilt krijgen, moet u op een andere manier te werk gaan.

Er zijn twee manieren om adressen uit Excel goed af te drukken:

• Gebruik de functie "TEKST.SAMENVOEGEN" van Excel om de gegevens in de cellen samen te voegen.

• Laad uw adresgegevens uit Excel rechtstreeks in P-touch Editor, voeg de gewenste velden samen en druk rechtstreeks vanuit P-touch Editor af (zonder de invoegtoepassing voor Excel te gebruiken).

DETAILS
Elke Excel-kolom wordt op een aparte regel afgedrukt op uw etiket. We nemen dit voorbeeld van een adres dat is opgeslagen in Excel:



Wanneer u de tekst (A2 tot F2) selecteert en op het pictogram van de P-touch-invoegtoepassing klikt, wordt de tekst als volgt op het label geplaatst:



U moet dus een manier vinden om de tekst uit de Excel-kolommen in de juiste volgorde te plaatsen.

Dit kan op twee manieren: door de tekst in Excel samen te voegen en af te drukken met de Excel-invoegtoepassing of door de tekst in P-touch Editor samen te voegen en dan rechtstreeks af te drukken vanuit Editor.

METHODE 1: VELDEN SAMENVOEGEN MET DE FUNCTIE TEKST.SAMENVOEGEN

Om de tekst in Excel te combineren kunt u gebruik maken van de samenvoeg functionaliteit. We nemen opnieuw het voorbeeld :



de 3 eerste kolommen moeten gecombineerd worden op 1 regel. Om dit te doen gebruikt u de volgende Excel formule in cel G2:

=TEKST.SAMENVOEGEN(A2," ",B2," ",C2)

Omdat cel A2 "Mr" bevat, cel B2 "John" bevat en cel C2 "Smith" bevat, zal de bovenvermelde formule het volgende resultaat geven:

Mr [SPATIE] John [SPATIE] Smith (de spatie wordt aangemaakt door een spatie tussen 2 aanhaaltekens " ").

Door de cursor naar G2 te verplaatsen, en deze functie te gebruiken, krijgt u:



Herhaal dit in de andere kolommen (H2, I2, J2 enz), of gebruik de copy functie van een andere cel (bijvoorbeeld  "=D2") indien geen kolommen samengevoegd moeten worden.

Nu de data juist is samengevoegd, kunnen de nieuwe cellen geselecteerd worden en via de P-touch invoegtoepassing afgedrukt worden:





Om de procedure te herhalen voor andere kolommen, selecteert u de nieuwe cellen die gemaakt zijn (in dit voorbeeld, G2 tot I2), en kopieert en plakt ze in de andere rijen:






Als de P-touch Add-In voor Excel gebruikt wordt, selecteer dan de data in de nieuwe kolommen die gemaakt zijn (kolommen G, H en I), en het etiket zal juist afgedrukt worden.

METHODE 2: VELDEN SAMENVOEGEN IN P-TOUCH EDITOR

Door uw Excel-blad met adressen te laden kunt u de gegevens uit bepaalde velden (kolommen) samenvoegen zodat ze naast elkaar op uw label komen.

In dit voorbeeld wordt duidelijk gemaakt hoe u velden samenvoegt en afdrukt op uw labels.

Natuurlijk kunt u met deze functie om het even welke velden (kolommen) samenvoegen om uw gegevens in de juiste volgorde te krijgen.
1: Database klaarmaken

In dit voorbeeld maken we labels in dezelfde stijl als hierboven met opnieuw de volgende Excel-gegevens.



2: Database koppelen

1. Klik op Bestand --> Database --> Koppelen...

2.  Ga naar de map en selecteer het gemaakte Excel-bestand.
   Schakel het selectievakje "Kop van rij bevat veldnamen" in het dialoogvenster Database openen in.

OPMERKING:
Als het bestand meerdere werkbladen bevat, wordt het dialoogvenster Tabel selecteren weergegeven. Selecteer het werkblad dat u aan de lay-out wilt koppelen.

3: Velden koppelen
Nu gaat u de zes velden aan elkaar koppelen.

1. Klik op het databasevenster (de gekoppelde database) om "Database" weer te geven op de menubalk.

2. Klik op Database --> Velden koppelen...
   Het dialoogvenster "Samengevoegde velden definiëren" wordt weergegeven.
   
   

3. Klik op .

4. Het dialoogvenster "Samengevoegd veld toevoegen" wordt weergegeven.
   
   

5. Selecteer bij "Velden" het veld "Title" en klik vervolgens op .
   
   

6. Selecteer op dezelfde manier het veld "First Name" en klik vervolgens op .
   Herhaal deze stappen totdat alle velden zijn geselecteerd.
   
   Plaats in het bewerkingsvak een spatie achter Title, First name en Town, en typ "\n" voor en achter Street:
   
   Opmerking: Met "\n" maakt u een nieuwe regel.
    

7. Klik op .
   
    

8. Het dialoogvenster "Samengevoegde velden" definiëren wordt weergegeven, met daarin de gekoppelde velden.
      Klik op .

4: Tekst invoegen in een lay-out

1. Klik op Database --> Invoegen in lay-out… of Invoegen -- > Databaseveld.

2. Het dialoogvenster "Velden invoegen" wordt weergegeven.
   Selecteer Tekst in de keuzelijst Invoegtype en selecteer [Title] [First name] [Surname]\n[Street]\n[Town] [Postcode] in de keuzelijst Databasevelden die u kunt invoegen.
   
   
    

3. Klik op .

4. De zes gekoppelde velden (Title, First name, Surname, Street, Town en Postcode) zijn nu samengevoegd.

5: Ingevoegde gegevens aanpassen

Pas de hoogte, het formaat en de positie van het ingevoegde object aan.





U kunt de grootte van de tekst in het object gemakkelijk aanpassen met en .



Verwante vraag: Ik wil naamkaartjes maken door de velden Voornaam en Achternaam samen te plaatsen.
7: Afdrukken

1. Klik op Bestand --> Afdrukken...

2. Het dialoogvenster Afdrukken wordt weergegeven.

3. Selecteer het gewenste bereik onder Afdrukbereik.
   

4. Klik op

OPMERKING:
Raadpleeg de volgende tabel voor meer informatie over het selecteren van een recordbereik.