Hoe groot het bestand wordt, is van diverse factoren afhankelijk. De fysieke omvang van het document en de hoeveelheid informatie die het document bevat, zijn factoren die sterk van invloed zijn op de uiteindelijke bestandsgrootte. Aan deze factoren kunt u niets veranderen.

Hoe hoger de resolutie waarmee u het document scant, hoe groter het bestand van de scan wordt en hoe meer details de scan zal bevatten. Een lagere resolutie leidt tot kleinere bestanden met minder details in de scan. Voor tekstdocumenten wordt een resolutie van 200 dpi (dots per inch) meestal acceptabel geacht. De optische resolutie van de scanner is instelbaar van 75 dpi tot 600 dpi.

Als u het document scant in kleur, zijn er voor elk puntje (de afzonderlijke 'dots') dat wordt gescand 24 bits aan informatie nodig. Als u het document scant in grijstinten, zijn er voor elk puntje 8 bits aan informatie nodig. Bij zwart-wit is dat maar één bit. De scanner kan scannen in kleur, grijstinten of zwart-wit. Stel dat u een document van 1 inch (2,5 cm) in het vierkant scant in kleur met een resolutie van 200 dpi. Uit het bovenstaande kunnen we afleiden dat voor de eerste rij die wordt gescand 4800 bits aan informatie nodig zijn (24 bits per dot X 200 dots). Als u de resolutie verlaagt naar 100 dpi, hebt u nog maar 2400 bits nodig voor de eerste rij (24 bits per dot X 100 dots). Als u hetzelfde document scant op 100 dpi in zwart-wit, dan zijn er voor de eerste rij niet meer dan 100 bits nodig (1 bit per dot X 100 dots).

Het formaat van het document kunt u misschien niet aanpassen, maar het precieze scangebied kunt u wel naar wens instellen. Een scanresolutie van 200 dpi wil zeggen dat één vierkante inch wordt weergegeven als 200 rijen van 200 dots, in totaal dus 40.000 dots of puntjes. Als u het scangebied kleiner kunt maken (u kijkt dus op voorhand goed welk deel u eigenlijk wilt), dan krijgt u ook kleinere bestanden. Het scangebied van de scanner is instelbaar.

U krijgt de kleinste bestanden door te scannen met de laagste resolutie, in zwart-wit, en door het precieze scangebied niet groter te maken dan strikt noodzakelijk. Omgekeerd krijgt u de grootste bestanden door te scannen in kleur met de hoogste resolutie en met het grootst mogelijke scangebied.