有两种接收电子邮件信息的方法：

使用定期 POP3 接收，设备必须轮询电子邮件服务器以接收打印作业。 此轮询可在设置好的时间间隔中进行（例如：可配置设备以 10 分钟为间隔轮询电子邮件服务器），或者按转换 + 启用黑白或启用彩色键手动轮询服务器。

如果设备开始接收电子邮件打印作业，液晶显示屏面板将显示相关信息。 例如, 液晶显示器上将出现Receiving （接收），接着显示 “xx E-mail （S）”。 如果按转换 + 启用黑白或启用彩色键为打印作业手动轮询电子邮件服务器，并且没有邮件等待打印，设备的液晶显示屏面板将显示No Mail （无邮件） 2秒种。

接收数据时如果设备中纸已用完，接收到的数据将存储在设备的内存中。 设备中装入纸张后将自动打印数据。 （对于欧洲、亚洲和大洋州的设备，内存接收设置必须为“开”）

如果接收到的邮件不是普通文本格式或附件不是TIFF-F格式，设备将打印以下错误信息：
“不支持附件格式。 文件名：XXXXXX.doc”如果接收的邮件太大，设备将打印以下错误信息： “电子邮件文件太大。 如果删除 POP 接收错误邮件为开（默认）”，则错误邮件将从电子邮件服务器中自动删除。