Sähköpostiviestejä voidaan vastaanottaa kahdella tavalla:
| • | POP3-vastaanotto (manuaalinen) |
| • | POP3-vastaanotto säännöllisin väliajoin |
Kun käytetään POP3-vastaanottoa, laitteen on pollattava sähköpostipalvelinta, jotta se voi vastaanottaa tulostustöitä. Sähköpostipalvelin voidaan pollata määritetyin väliajoin (esimerkiksi voit määrittää laitteen pollamaan sähköpostipalvelinta 10 minuutin välein). Lisäksi palvelin voidaan pollata manuaalisesti painamalla Shift + Mono Start tai Colour Start-painiketta.
Jos laite alkaa vastaanottaa sähköpostitulostustöitä, nestekidenäyttö ilmoittaa, mitä tapahtuu. Nestekidenäytössä voi näkyä esimerkiksi Vastaanotto ja sen jälkeen "xx Sähköp.viest.". Jos sähköpostipalvelimelta pollataan sähköpostitulostustöitä manuaalisesti painamalla Shift + Mono Start tai Colour Start ja yhtään tulostusta odottavaa sähköpostiasiakirjaa ei ole palvelimella, laitteen nestekidenäytössä näkyy kahden sekunnin ajan viesti Ei sähköp.viest.
Jos laitteessa ei ole paperia, kun tietoja vastaanotetaan, vastaanotettu tieto säilyy laitteen muistissa. Nämä tiedot tulostetaan automaattisesti, kun laitteeseen lisätään paperia. (Eurooppa, Aasia ja Oseania: Muistin vastaanoton asetuksena on oltava KYLLÄ.)
Jos vastaanotettu posti ei ole vain tekstiä tai liitetiedosto ei ole TIFF-F-muodossa, tulostuu seuraava virheviesti: "LIITETIEDOSTON MUOTOA EI TUETA. TIEDOSTON NIMI:XXXXXX.doc" Jos vastaanotettu viesti on liian suuri, tulostetaan seuraava virheviesti: "SÄHKÖPOSTITIEDOSTO ON LIIAN ISO". Jos virheviestien poiston asetukseksi on valittu KYLLÄ (oletus), virheviesti poistuu sähköpostipalvelimelta automaattisesti.
