Sähköpostiviestejä voidaan vastaanottaa kahdella tavalla:
| • | POP3-vastaanotto (manuaalinen) |
| • | POP3-vastaanotto säännöllisin väliajoin |
POP3-vastaanottoa käytettäessä laitteen on pollattava sähköpostipalvelin, jotta se voi vastaanottaa tulostustöitä. Pollaus voidaan tehdä määritetyin aikavälein (voit esimerkiksi määrittää laitteen pollaamaan sähköpostipalvelimen 10 minuutin välein) tai käsin palvelimesta painamalla Shift + Mono Start- tai Colour Start -painikkeita.
Jos laite alkaa vastaanottaa sähköpostitulostustöitä, nestekidenäyttö kertoo tapahtuman etenemisestä. Nestekidenäytössä voi esimerkiksi näkyä ensin Vastaanotto ja sitten XX Sähköp.viest. Jos pollaat sähköpostipalvelimen sähköpostin tulostustöiden vuoksi painamalla Shift + Mono Start tai Colour Start, mutta tulostustöitä ei ole, laitteen nestekidenäytössä näkyy Ei sähköp.viest. kahden sekunnin ajan.
Jos laitteessa ei ole tietoja vastaanotettaessa paperia, vastaanotettu tieto säilyy laitteen muistissa. Nämä tiedot tulostetaan automaattisesti, kun laitteeseen lisätään paperia. (Eurooppa, Aasia ja Oseania: Muist.vast.ot. -asetuksena on oltava Kyllä.)
Jos vastaanotettu viesti sisältää muita elementtejä kuin pelkkää tekstiä tai liitetiedosto ei ole TIFF-F-muodossa, laite tulostaa seuraavan virheviestin: ”LIITETIEDOSTON MUOTOA EI TUETA. TIEDOSTON NIMI: XXXXXX.doc”. Jos vastaanotettu viesti on liian suuri, tulostuu seuraava virheviesti: ”SÄHKÖPOSTITIEDOSTO ON LIIAN SUURI”. Jos virheviestien poiston asetukseksi on valittu Kyllä (oletus), virheviesti poistuu sähköpostipalvelimelta automaattisesti.
