Er zijn twee manieren waarop u e-mailberichten kunt ontvangen:
| • | Via POP3 (handmatig opgevraagd) |
| • | Via POP3 op regelmatige tijdstippen |
Bij ontvangst via POP3 moet de machine de e-mailserver pollen om de afdruktaken te ontvangen. Het pollen kan op ingestelde intervallen plaatsvinden (u stelt de machine bijvoorbeeld zo in dat de e-mailserver elke tien minuten wordt gepolled) of u kunt de server handmatig pollen door op Shift + Mono Start of Kleur Start (Colour Start) te drukken.
Zodra de machine e-mailafdruktaken ontvangt, verschijnt een melding op het LCD-scherm. Op het LCD-scherm wordt bijvoorbeeld Ontvangen (Ontvangst) weergegeven, gevolgd door XX Mail(S) (XX Mail(s)). Als u op Shift + Mono Start of Kleur Start (Colour Start) drukt om de e-mailserver handmatig te pollen voor e-mailafdruktaken en er zijn geen maildocumenten die wachten om te worden afgedrukt, wordt op het LCD-scherm van de machine twee seconden Geen mail weergegeven.
Als er gegevens binnenkomen terwijl er geen papier in de machine zit, slaat de machine de ontvangen gegevens op in het geheugen. Deze gegevens worden automatisch afgedrukt zodra er weer papier in de machine is geplaatst. (Voor machines aangeschaft in Europa, Azië en de omgeving van de Stille Oceaan, moet Geheugen ontv. (Geh. ontvangst) ingesteld worden op Aan.)
Als de ontvangen mail niet in tekstformaat staat, of een bijgevoegd bestand niet de bestandsindeling TIFF-F heeft, wordt de volgende foutmelding afgedrukt: “BIJGESLOTEN BESTAND WORDT NIET ONDERSTEUND. BESTANDSNAAM:XXXXXX.doc” Als de ontvangen mail te groot is, wordt de volgende foutmelding afgedrukt: "E-MAILBESTAND IS TE GROOT". Als de optie Niet-compatibele inkomende mail van POP verwijderen is geactiveerd (standaard), dan wordt het bericht automatisch van de e-mailserver verwijderd.
